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海外出張に行きたくない?海外出張の準備、心得~下っ端向け~

2020/04/20
 
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TOEIC900点ホルダーながらスピーキングが苦手のため、英語スピーキング力を上げるために奮闘中。一方で、米国株への投資による経済的自由(FIRE)を目指している。

海外出張に行きたくない人のための、海外出張を成功に導くための準備、振る舞い

 

私は某金融機関に勤めて丸3年が経ちました。

 

売上に占める海外比率が高くない会社ですが、現在までにアジアを中心に4度の海外出張を経験しました。

 

今回は4回の海外出張で学んだ、海外出張を成功に近づける方法を記事にしたいと思います。

 

私の周りには誰も教えてくれる人はいなかったので(笑)、こうして記事にすることで誰かの役に立てばと思います。

 

海外出張に行きたくないと悩んでいるあなたの参考になれば幸いです。

 

前提(参考になると思われる人)

 

さて先ほど申し上げた通り、私には大してサラリーマン人生の経験はありませんので、この記事は海外出張に行くメンバーの中で一番年次が低い人(若手)向けになります。

 

この記事は、海外出張が決まった方へ、どんな準備や心構えをすべきかを提案しました。

 

海外出張でのネゴシエーションや営業スキルについては私はまだノウハウがありませんので、悪しからず。

 

将来的にはいつかそんな記事も書けるようになったらと思います。

 

それでは行きましょう。

 

 

 

準備編

 

さてさて、海外出張が決まった若手が行うべきことは主に以下の通りです。

 

  • フライト・ホテルの確保
  • 出張中のスケジュール(移動、ミーティング等)の確定
  • 訪問先企業の資料作成

 

こんなところですかね。

 

まあ業界や会社によっても異なると思うので、適宜ご対応頂ければと思います。

 

ちなみに、若手にとって最も重要な工程はこの「準備」になります。ここが一番大変です。というかこれが出来ればまあ半分以上はクリアといってよいのではないでしょうか。

 

それぞれ見ていきましょう。

 

海外出張が決まったあなたがまず行うべきことは、フライト、ホテルの確保です。

 

フライトとかホテルは事務やら総務部が予約するのが普通の企業かもしれませんが、あいにく弊社はそうではないので、自分で取る必要があります。笑

 

そこで注意すべきなのは、次の2点です。

 

  • 予算(1泊いくらまで?)、宿泊する地域
  • フライトの時間、上司の好きな航空会社(笑)

 

当たり前ですが、まず予算を確認し、どれくらいまでのホテルに泊まって良いのかを確認しましょう。アメリカなんかは1泊の料金がとても高いですし、地域によっては危険な場所もあり、訪問先に行くために適した場所にホテルがあるか、確認することは重要です。

 

早い段階で確認して、いくつか候補を出して決定していきましょう。

 

そしてフライトの時間ですが、余裕をもったスケジュールにしすぎると、思わぬところから批判を浴びたりしますので、行くメンバーも踏まえ、若手主体であれば時間に余裕を持ちすぎないスケジュールにした方が良いことがあります(陰口言われたりする程度ですが)。

 

海外出張は高いコストがかかりますから、必要に応じて直通便じゃなくて乗り継ぎでいくなんて必要もあります。

 

また、上司の好みによってJAL派かANA派かとか、とてもしょうもないことで怒られたりすることがあるので、気を付けましょう。笑

 

あと細かいですが、一緒に行くメンバーによってはスーツケースを預けるという人もいれば、預けないという人もいるため、スーツケースは機内持ち込み可能なサイズも持っておくと便利です。

 

そして次に、出張中のスケジュールをエクセル等で作成しましょう。

 

ここで注意すべきなのは、どのように移動すれば無駄なく、安全に、安く移動できるかというのを各種交通機関を調べ、無駄なく移動できるスケジュールを確定させることです。

 

ここでろくに調べておかないと現地で痛い目に遭いますので、もう自分がツアーコンダクターになったつもりで、空港からホテル、(もしあれば)展示会会場での動き方など、全ての旅程を確認しましょう。

 

私は初めて行く空港の場合、Youtubeで映像がないか調べたりしています。

映像で見るとかなりイメージがわくので、おススメです。

 

そしてそれらの旅程をエクセルに落とし込み、さらにはホテル、訪問先の住所、出張メンバーの連絡先も全て記載しておき、時差にも気を付けながらスケジュールを完成させましょう。

 

そして訪問先の概要資料作成

 

必要があれば、訪問先企業の概要も作成しましょう。

 

私は展示会に参加するための海外出張で痛い目に遭ったのですが、本当にたくさんの企業に訪問する際には、出来ればその企業の最近のニュースは何なのか、また、その展示会ではどんな新製品やサービスを展示する予定なのか、そこまで調べて上司に共有できると最高です。

 

私はアメリカのCESという展示会に参加した時にこれを見事に怠り、どんな行程で行けば効率的にブースを回れるか、どのブースでどんなことを聞くかなど、もっと事前に確認する必要があったのですが、これが出来ずに本当にめちゃんこ怒られました。

 

そのあとの気まずさといったらもう、、(笑)

 

というわけで可能であれば、事前にの準備は出来る限り厚めに行っておきましょう。

 

先ほど触れたように、正直言ってこの準備の工程が若手にとっては最も重要な部分です。

 

そのため入念に準備を行い、スケジュールは早めに上司に相談、共有し、出張中の行動を握っておきましょう。

 

これが出来ていれば、極端に評価を落とすことはないと思います。

 

当日編

 

当日といっても数日ある場合がほとんどですが、準備の段階が上手くいっていれば、そんなにてこずることはないと思います。

 

期間中はツアコンになったつもりで、すべての行程、スケジュールを頭に入れておき、全部案内できるようにしましょう。

 

これが若手が海外出張期間中での大事なことです。

 

後はまあ若手の場合はミーティング中、メインスピーカーになることは少ないと思いますので、ミーティング中はメモ取りに集中し、わからない点があればその場か、ミーティング後に上司に確認しましょう。

 

まあ報告書作成については、期間中から常に結論をどうするか等考えておけば、いつもの業務のように行えば大丈夫です。

 

但し、海外出張は多くのコストがかかっていることを認識し、「こいつを行かせて良かったな」と思ってもらえるように、最後の1ミリまで完璧を目指して頑張りましょう。

 

最後に

 

基本的に海外出張は、「コストが高いもの」です。

 

そのコストに見合った成果を出せなければ、せっかくメンバーに選んでもらえたのに、次のチャンスを得られる可能性が低くなってしまいます。

 

そのため、海外出張のメンバーに選んでいただけたのであれば、相手の期待値をなるべく上回れるように、全ての準備をこなし、成功にできるだけ近づけていきましょう。

 

私もまだまだですが、これからもっと経験を積めるように頑張ります。

 

この記事が誰かの役に立てば幸いです。

 

それでは。

 

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